# Rendez-vous, horaires et affectation dans Pilotiko

> Réservation en ligne sur vos créneaux libres réels, chevauchements refusés par la base de données, répartition équitable et affectation proposée. Voyez comment.

Mis à jour le 15 octobre 2026 · https://app.pilotiko.com/produit/rendez-vous-et-horaires

La planification est disponible dans Pilotiko. Vos clients réservent en ligne sur les créneaux réellement libres de votre équipe, sans créer de compte. La base de données refuse deux rendez-vous qui se chevauchent pour une même personne. Pour les tâches, Pilotiko propose qui affecter selon les compétences et la charge ; une personne décide.

## En bref
- Statut : disponible. Réservation publique, prestations et propositions d'affectation fonctionnent aujourd'hui.
- Créneaux calculés sur les heures de travail, les congés, les jours fermés et les rendez-vous déjà pris.
- Deux protections contre la double réservation : un verrou par entreprise et une contrainte d'exclusion en base.
- Limites : pas de synchronisation avec Google Agenda ou Outlook pour les réservations ; courriels de confirmation en mise en service.

## Comment un client prend-il rendez-vous en ligne ?

Il ouvre la page de réservation d'une personne de votre équipe, par un lien ou un code QR imprimé sur sa carte d'affaires, choisit un jour, une heure, puis laisse ses coordonnées. Aucun compte n'est demandé.

Le fichier .ics suit la norme iCalendar de l'IETF, que lisent Google Agenda, Apple Calendrier et Outlook [1]. Si aucune heure ne convient, le client envoie une demande et votre équipe le rappelle.

1. **Ouvrir la page de réservation** — Chaque membre de l'équipe a sa propre adresse, et Pilotiko génère son code QR en SVG ou en PNG, prêt à imprimer.
2. **Choisir un jour** — Le client voit au plus 10 jours qui ont au moins un créneau libre, en français ou en anglais selon sa langue.
3. **Choisir une heure** — Seules les heures où la personne rencontrée et un membre de l'équipe des ventes sont libres sont proposées.
4. **Laisser ses coordonnées** — Nom, courriel, téléphone facultatif, entreprise, intérêt. La case de consentement marketing n'est jamais cochée d'avance.
5. **Recevoir sa confirmation** — Une page de confirmation avec un fichier .ics et un lien signé pour reporter ou annuler, valide jusqu'au début du rendez-vous.

## Comment Pilotiko calcule-t-il les créneaux libres ?

Pilotiko part d'une grille d'heures de début, dans le fuseau de votre entreprise, puis retire tout ce qui bloque la personne : heures hors de sa semaine de travail, congé, jours fermés pour toute l'équipe ou pour elle seule, rendez-vous déjà pris, réunions où elle est invitée, prestations à son nom. Le changement d'heure est géré : une heure qui n'existe pas au printemps est décalée, une heure double à l'automne prend la première occurrence.

Quand la personne rencontrée n'est pas disponible (congé, inactive, sans heures, aucune heure commune), Pilotiko bascule vers l'équipe des ventes seule et note la raison. Le membre des ventes est choisi de façon équitable : d'abord celui qui a le moins de rendez-vous à venir, puis celui qui en a reçu un il y a le plus longtemps.

| Réglage | Valeur par défaut | Bornes permises |
|---|---|---|
| Durée d'un rendez-vous | 30 min | 10 à 240 min |
| Délai minimum avant le rendez-vous | 4 h | 0 à 14 jours |
| Horizon de réservation | 21 jours | 1 à 90 jours |
| Tampon entre deux rendez-vous | 10 min | 0 à 120 min |
| Pas entre deux heures de début | 30 min | 5 à 120 min |
| Semaine type à l'activation | Lun. au ven., 9 h à 12 h et 13 h à 17 h | Modifiable par personne |

## Comment Pilotiko évite-t-il la double réservation ?

Deux clients qui cliquent sur la même heure au même instant ne peuvent pas l'obtenir tous les deux. La réservation prend d'abord un verrou propre à votre entreprise et relit les créneaux sous ce verrou. En dernier recours, PostgreSQL applique une contrainte d'exclusion : deux occupations qui se chevauchent pour la même personne sont refusées, tampon compris. Un test lance 6 réservations simultanées sur la même heure : exactement 1 réussit.

Les prestations saisies par l'équipe (client, service, employé, ressource) ont leur propre contrainte : un employé ne peut pas avoir deux prestations qui se chevauchent. Pilotiko vérifie aussi que l'heure est dans ses plages, qu'elle n'est pas passée, qu'elle ne traverse pas minuit, et que la ressource (salle, véhicule, équipement) a la capacité voulue.

## Combien de créneaux un client voit-il dans une journée ?

**Exemple : une conseillère d'un cabinet de Longueuil, réglages par défaut**

Journée de demain, semaine type de 9 h à 12 h et de 13 h à 17 h, rendez-vous de 30 min, tampon de 10 min.

- Heures de début possibles le matin (9 h à 11 h 30) : 6
- Heures de début possibles l'après-midi (13 h à 16 h 30) : 8
- Créneaux offerts sur une journée vide : 14
- Rendez-vous déjà pris à 10 h : occupation de 10 h à 10 h 40 : 10 h et 10 h 30 retirés
- **= 12 créneaux offerts ce jour-là, à condition qu'un membre des ventes soit libre aux mêmes heures.**

## Comment fonctionne l'affectation proposée ?

Pour les tâches, Pilotiko classe les personnes candidates. Les compétences couvertes comptent pour 50 points au plus, la marge de temps libre pour 30 au plus et l'expérience sur le même type de tâche pour 10 au plus. Une compétence manquante retire 40 points, une surcharge au-delà de 100 % en retire au moins 25. Il peut aussi proposer de déplacer les tâches les moins prioritaires d'une personne surchargée vers une collègue compatible.

Ce sont des propositions : rien n'est appliqué sans qu'une personne décide, et une affectation à quelqu'un qui n'a pas la compétence exige la dérogation d'un gestionnaire. Les tâches et leurs urgences apparaissent dans le [bureau virtuel](https://app.pilotiko.com/produit/bureau-virtuel), et un [agent IA](https://app.pilotiko.com/produit/agents-ia) peut préparer une réservation que vous approuvez.

## Quelles sont les limites de la planification ?

Une vraie synchronisation lirait les plages occupées d'un agenda, comme le fait la requête freeBusy de Google Agenda, qui renvoie les périodes où un calendrier doit être considéré occupé [2]. Le code prévoit ce branchement ; il n'est pas activé. Voyez la page [Google Agenda](https://app.pilotiko.com/integrations/google-agenda) pour l'état exact.

Chaque entreprise est isolée par la base de données, et un membre de l'équipe ne voit que les rendez-vous qui le concernent. C'est conforme au principe de la loi québécoise selon lequel un renseignement personnel n'est accessible qu'aux personnes qui en ont besoin pour leurs fonctions (art. 20) [3].

- **Pas de synchronisation d'agenda externe pour les réservations** : Google Agenda et Outlook ne bloquent pas encore les créneaux. Un agenda Outlook personnel peut être relié en lecture pour placer les tâches, sans effet sur les réservations.
- **Courriels de confirmation et rappels** : écrits, mais [en mise en service](https://app.pilotiko.com/produit/confirmations-et-rappels) ; le client a sa confirmation à l'écran.
- **Une seule durée de rendez-vous par entreprise** pour la réservation en ligne ; pas de types de rendez-vous différents.
- **Aucun lien de visioconférence** n'est créé automatiquement pour un rendez-vous en ligne.
- **Pas de page publique pour réserver une prestation** de service à domicile ; l'équipe la saisit. La [réceptionniste IA](https://app.pilotiko.com/produit/receptionniste-ia) qui le ferait au téléphone est « bientôt ».

## Questions fréquentes

### Mes clients doivent-ils créer un compte pour réserver ?

Non. Ils choisissent un jour et une heure, laissent leurs coordonnées et reçoivent une confirmation avec un lien pour reporter ou annuler. Le lien ne sert qu'une fois et expire au début du rendez-vous.

### Deux clients peuvent-ils réserver la même heure ?

Non. Un verrou et une contrainte d'exclusion de la base de données refusent tout chevauchement pour une même personne, tampon compris. Le second client voit que l'heure vient d'être prise.

### Pilotiko se synchronise-t-il avec Google Agenda ou Outlook ?

Pas pour les réservations, aujourd'hui. Le client peut ajouter le rendez-vous à son agenda grâce au fichier .ics. Un agenda Outlook personnel peut être relié en lecture pour placer les tâches.

### Puis-je changer la durée et le tampon ?

Oui. Le propriétaire ou un gestionnaire règle la durée (10 à 240 min), le tampon (0 à 120 min), le délai minimum, l'horizon et le pas des heures.

### Pilotiko affecte-t-il les tâches tout seul ?

Non. Il propose un classement selon les compétences, la marge et la charge, et peut suggérer une redistribution. Une personne décide.

### Mes clients reçoivent-ils un courriel de rappel ?

Pas encore. Les rappels 24 h et 1 h sont programmés, mais l'envoi réel est en mise en service : rien ne part tant que le fournisseur n'est pas branché.

## Sources

1. IETF / RFC Editor, « RFC 5545 : Internet Calendaring and Scheduling Core Object Specification (iCalendar) », https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5545 (consulté le 2026-10-15)
2. Google for Developers, « Freebusy: query (Google Calendar API) », https://developers.google.com/workspace/calendar/api/v3/reference/freebusy/query (consulté le 2026-10-15)
3. LégisQuébec, « Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) », https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1 (consulté le 2026-10-15)