# Pilotiko pour les firmes d'architecture

> Firme d'architecture au Québec : suivez chaque mandat par phase, planifiez les visites de surveillance et la charge des équipes, sans rien envoyer sans accord.

Mis à jour le 15 octobre 2026 · https://app.pilotiko.com/solutions/architecture

Pilotiko aide une firme d'architecture québécoise à suivre chaque mandat par phase (esquisse, préliminaire, permis, soumission, surveillance), à planifier les rencontres clients et les visites de chantier sur des créneaux libres réels, à réserver les tâches réservées aux architectes inscrits et à voir la charge de chacun avant d'accepter un nouveau projet.

## En bref
- Chaque mandat avance par phases visibles, avec la personne responsable et l'échéance de dépôt du permis.
- Les visites de surveillance de chantier se planifient comme des rendez-vous, avec l'adresse et le temps de route prévu dans la marge.
- Une tâche réservée par la Loi sur les architectes ne se confie qu'à une personne qui a la compétence « architecte », sauf dérogation visible.
- Pilotiko ne dessine ni ne scelle aucun plan : il organise le travail autour de vos logiciels de conception.

## Pourquoi l'agenda d'une firme d'architecture se resserre-t-il en hiver ?

Parce que les clients veulent bâtir à la belle saison : les plans pour permis se dessinent l'hiver, les dépôts municipaux se bousculent au printemps, et la surveillance de chantier occupe l'été et l'automne.

Un propriétaire qui veut agrandir en juin vous appelle en janvier. Entre la rencontre de démarrage, l'esquisse, les plans préliminaires, les plans pour permis et le délai de la municipalité, la marge est mince. Chaque rencontre client reportée d'une semaine repousse le dépôt d'autant.

Au printemps, les demandes de permis se concentrent, et les questions des fonctionnaires municipaux reviennent sur votre bureau. L'été, les visites de chantier s'ajoutent aux mandats de conception : une même personne peut avoir deux rencontres de coordination, une visite à Laval et une révision de plans dans la même journée. L'automne ramène les appels d'offres et les projets institutionnels qui se planifient pour l'année suivante.

| Période | Travail dominant | Ce qui doit rester protégé à l'agenda |
|---|---|---|
| Décembre à mars | Esquisses, préliminaires et plans pour permis | Les rencontres d'approbation avec les clients |
| Mars à mai | Dépôts de permis, réponses aux municipalités | Le temps de correction après les commentaires |
| Juin à octobre | Surveillance de chantier, ajustements, plans de soumission | Les visites de chantier et leurs comptes rendus |
| Octobre à décembre | Démarrage de projets de l'année suivante, appels d'offres | La charge réelle avant de dire oui |

## Qu'est-ce que la Loi sur les architectes réserve aux architectes ?

L'Ordre des architectes du Québec (OAQ) résume les activités réservées : préparer, modifier, signer et sceller les plans (y compris les plans « préliminaires » ou « pour soumission »), les certificats de fin des travaux, les rapports de surveillance et les attestations de conformité aux plans architecturaux, lorsqu'ils concernent la construction, l'agrandissement ou la modification d'un bâtiment, ainsi que surveiller ces travaux [1]. Des candidats à la profession et des employés de la firme peuvent y contribuer sous la supervision de l'architecte qui signe et scelle [1].

Certains bâtiments ne sont pas assujettis à la Loi. L'OAQ propose un outil d'aide à la décision fondé sur la nature des travaux, le nombre d'étages et de sous-sols, la superficie brute des planchers et l'usage principal du bâtiment [2]. Côté municipal, la Loi n'oblige pas une municipalité à exiger des plans ; c'est son règlement qui fixe les documents à fournir, mais les plans exigés doivent alors respecter la Loi [3]. L'OAQ précise aussi qu'un architecte ne peut pas signer et sceller après coup des plans qu'il n'a pas préparés [3].

La profession figure dans la liste des professions régies par un ordre professionnel au Québec [6]. Deux obligations pèsent sur l'organisation de la firme : au moins 40 heures de formation continue par cycle de deux ans, dont au moins 17 heures en activités structurées (catégorie 1) [4], et une assurance responsabilité obligatoire auprès du fonds d'assurance de l'OAQ, complétée par une assurance complémentaire pour la pratique privée [5].

| Élément | Règle ou repère | Ce que Pilotiko fait |
|---|---|---|
| Plans, y compris préliminaires et pour soumission | Préparés, signés et scellés par l'architecte  | La tâche « sceller » exige la compétence « architecte » |
| Surveillance de chantier | Activité réservée  | Visites planifiées au nom d'un architecte inscrit |
| Bâtiment exempté ou non | Outil d'aide à la décision de l'OAQ  | Une question de qualification notée au dossier dès l'accueil |
| Formation continue | 40 h par cycle de 2 ans, 17 h en catégorie 1  | Les formations planifiées comme des absences à l'agenda |
| Assurance responsabilité | Obligatoire, par le fonds de l'OAQ  | Rien d'automatique : votre dossier, vos documents |

## Comment Pilotiko organise-t-il une firme d'architecture ?

Le gabarit « Services professionnels » ouvre les pièces **Accueil et secrétariat**, **Clients**, **Mandats**, **Salle de réunion**, **Direction**, **Comptabilité** et **Ressources humaines**, avec la pièce **Marketing** présente dans tous les bureaux. Un projet en attente de commentaires municipaux reste visible dans Mandats ; une rencontre d'approbation à fixer s'affiche dans Clients.

Chaque mandat se découpe en tâches par phase, avec une estimation de durée. Quand un nouveau projet arrive, Pilotiko propose qui devrait le prendre selon les compétences inscrites, les heures libres et la charge après la tâche. Une tâche de signature ou de surveillance exige la compétence « architecte » : un technologue ou un stagiaire ne se la voit pas proposer, sauf si un gestionnaire force une dérogation, qui reste visible.

Les rencontres clients et les visites de chantier se réservent sur des créneaux réellement libres, avec une marge pour la route. La salle de réunion peut être déclarée comme ressource : deux rencontres ne s'y chevauchent pas. L'agent de suivi prépare le compte rendu à envoyer après une rencontre ou la relance d'un client qui n'a pas approuvé l'esquisse ; un architecte relit et décide de l'envoi.

## Peut-on accepter un nouveau mandat cette semaine ?

**Calcul : capacité d'une firme de 3 architectes et 2 technologues, une semaine d'avril**

- Heures de travail (5 personnes × 37,5 h) : 187,5 h
- − réunions internes, administration et formation (20 %) : − 37,5 h
- = heures disponibles pour les mandats : 150 h
- Projet A : plans pour permis (2 personnes) : 64 h
- Projet B : préliminaires : 36 h
- Surveillance : 6 visites × 3 h, route comprise : 18 h
- Corrections demandées par une municipalité : 12 h
- Reste disponible : 20 h
- **= Une esquisse estimée à 30 h ne tient pas cette semaine : la démarrer lundi prochain est plus honnête que de la promettre pour vendredi.**

## Quelles objections entendez-vous, et que répondre ?

- « Pourquoi un architecte ? Un dessinateur coûterait moins cher. » Si le bâtiment est assujetti, les plans doivent être préparés par un architecte, plans préliminaires compris [1]. L'outil d'aide à la décision de l'OAQ aide le client à le vérifier lui-même [2].
- « J'ai déjà fait faire des plans, pouvez-vous juste les signer ? » Non : l'architecte ne peut pas signer et sceller après coup des plans qu'il n'a pas préparés [3]. Une réponse préparée dans la fiche du service évite de la réinventer au téléphone.
- « La ville ne m'a rien demandé. » C'est le règlement municipal qui fixe les documents exigés ; s'il demande des plans, ceux-ci doivent respecter la Loi [3].
- « Pourquoi des visites de chantier facturées ? » La surveillance des travaux est une activité réservée à l'architecte [1] ; chaque visite planifiée dans Pilotiko laisse une trace datée au dossier.

## Qu'est-ce qui viendra plus tard ?

> Bientôt : une réceptionniste IA pour les appels de nouveaux clients, l'envoi automatique de courriels et d'infolettres, et la prévision de la demande de projets. Les confirmations et rappels de rencontres sont en mise en service : le code existe, mais rien n'est encore envoyé. Pilotiko ne remplace ni votre logiciel de dessin ni votre logiciel de feuilles de temps.

## Par où commencer ?

Inscrivez vos types de mandats et leurs phases, votre équipe avec ses compétences (architecte, technologue, stagiaire), la salle de réunion comme ressource, puis ouvrez la prise de rendez-vous pour les rencontres de démarrage. Le site de la firme, construit et hébergé par Pilotiko, peut présenter vos projets et vos services avec des [données structurées](https://app.pilotiko.com/glossaire/donnees-structurees) ; l'[audit de visibilité IA](https://app.pilotiko.com/outils/audit-visibilite-google-ia) montre comment il ressort aujourd'hui.

Pour aller plus loin : comment fonctionne l'[approbation humaine des agents IA](https://app.pilotiko.com/guides/approbation-humaine-agents-ia), et ce que la [Loi 25](https://app.pilotiko.com/guides/loi-25-pour-pme-de-services) change pour les renseignements de vos clients. Les métiers voisins ont leur page : [design d'intérieur](https://app.pilotiko.com/solutions/design-interieur), [arpentage](https://app.pilotiko.com/solutions/arpentage-geometre) et [rénovation](https://app.pilotiko.com/solutions/renovation). Les forfaits sont sur la page [tarifs](https://app.pilotiko.com/tarifs).

## Questions fréquentes

### Quand faut-il obligatoirement un architecte au Québec ?

La Loi sur les architectes réserve à l'architecte les plans relatifs à la construction, à l'agrandissement ou à la modification d'un bâtiment, sauf pour les bâtiments exemptés. L'OAQ offre un outil d'aide à la décision fondé sur les travaux, le nombre d'étages, la superficie et l'usage du bâtiment.

### Les plans préliminaires sont-ils aussi réservés aux architectes ?

Oui. L'OAQ précise que les plans visés incluent les plans « préliminaires » et « pour soumission », en plus des certificats de fin des travaux et des rapports de surveillance.

### Combien d'heures de formation continue un architecte doit-il faire ?

Au moins 40 heures par cycle de deux ans, dont au moins 17 heures dans la catégorie des activités structurées, selon les obligations réglementaires publiées par l'OAQ. Planifier ces formations à l'agenda évite qu'elles se perdent en fin de cycle.

### Pilotiko remplace-t-il un logiciel de dessin ou de gestion de projet de conception ?

Non. Pilotiko organise les mandats, les rencontres, les visites et la charge de l'équipe. Vos plans restent dans vos logiciels de conception, et rien n'y est signé ni scellé.

### Un stagiaire peut-il se voir confier une visite de surveillance ?

Pas par défaut : une tâche qui exige la compétence « architecte » n'est proposée qu'aux personnes qui l'ont. Un gestionnaire peut forcer une dérogation, et elle reste visible au dossier.

### Les clients peuvent-ils réserver leur rencontre en ligne ?

Oui, pour les services que vous ouvrez à la réservation, comme une rencontre de démarrage. Ils ne voient que les créneaux libres de la bonne durée, et la rencontre s'inscrit dans l'agenda de l'architecte choisi.

## Sources

1. Ordre des architectes du Québec, « Activités réservées et titre d'architecte », https://www.oaq.com/application-loi-architectes/activites-reservees/ (consulté le 2026-10-15)
2. Ordre des architectes du Québec, « Outil d'aide à la décision – Loi sur les architectes », https://www.oaq.com/application-loi-architectes/aide-a-la-decision/ (consulté le 2026-10-15)
3. Ordre des architectes du Québec, « Municipalités et Loi sur les architectes : questions fréquentes », https://www.oaq.com/application-loi-architectes/municipalites-loi-architectes-questions-frequentes/ (consulté le 2026-10-15)
4. Ordre des architectes du Québec, « Formation continue : obligations réglementaires », https://www.oaq.com/devoirs-de-larchitecte/formation-continue/obligations-reglementaires/ (consulté le 2026-10-15)
5. Ordre des architectes du Québec, « Fonds d'assurance responsabilité professionnelle », https://www.oaq.com/devoirs-de-larchitecte/obligations-administratives/assurance-responsabilite-professionnelle/ (consulté le 2026-10-15)
6. Gouvernement du Québec, « Liste des ordres professionnels et répertoire des membres », https://www.quebec.ca/emploi/informer-metier-profession/ordres-professionnels/liste-repertoire-membres (consulté le 2026-10-15)