# Pilotiko pour les cliniques dentaires

> Clinique dentaire au Québec : fauteuils, hygiène et absences gérés sur un bureau virtuel, sans toucher au dossier clinique. Ce que Pilotiko fait vraiment.

Mis à jour le 15 octobre 2026 · https://app.pilotiko.com/solutions/cliniques-dentaires

Pilotiko organise l'horaire d'une clinique dentaire autour des fauteuils et des professionnels : rendez-vous en ligne sur les plages réellement libres, fauteuil réservé comme ressource, temps de stérilisation compté entre deux patients, affectation proposée entre hygiénistes et dentistes. Il ne remplace pas votre logiciel de dossier patient et ne stocke aucune note clinique.

## En bref
- L'Ordre des dentistes du Québec a pour mission principale de protéger le public [1].
- Au Régime canadien de soins dentaires, la participation des fournisseurs est volontaire et la facturation se fait directement à la Sun Life [2].
- Pilotiko gère l'horaire, pas le dossier clinique : les notes, radiographies et plans de traitement restent dans votre logiciel.
- Les rappels par SMS sont en mise en service : rien n'est encore envoyé aux patients.

## Qu'est-ce qui rend l'horaire d'une clinique dentaire si fragile ?

Une clinique dentaire ne planifie pas des personnes, elle planifie des combinaisons : un fauteuil, une hygiéniste ou un dentiste, parfois une assistante, et le temps de stérilisation entre deux patients. Il suffit qu'un nettoyage de 60 minutes soit annulé la veille pour que tout l'enchaînement de la matinée perde son sens.

S'ajoute la mosaïque des payeurs. Certains patients ont une assurance collective, d'autres paient eux-mêmes, d'autres encore relèvent du Régime canadien de soins dentaires (RCSD). Pour le RCSD, le gouvernement fédéral précise que la participation des fournisseurs est volontaire, que la facturation se fait directement à la Sun Life, et que les fournisseurs ne devraient pas demander aux clients du régime de payer le coût total à l'avance : le patient ne paie que les montants non couverts, s'il y en a [2]. La réception doit donc savoir, avant la visite, de quel régime relève le patient.

## Quel cadre s'applique à une clinique dentaire au Québec ?

L'Ordre des dentistes du Québec indique que sa mission est de protéger le public en assurant une médecine dentaire de qualité et en favorisant l'accès aux soins buccodentaires [1]. Les dentistes, comme tous les membres d'un ordre, sont tenus au secret professionnel par l'article 60.4 du Code des professions [3].

La Loi 25 s'applique aussi à la clinique en tant qu'entreprise. Depuis septembre 2023, l'organisation doit informer la personne, au moment de la collecte, de ses droits, dont celui de retirer son consentement, et la Commission d'accès à l'information peut imposer des sanctions administratives pécuniaires [4]. Nous ne prétendons pas que Pilotiko rende une clinique conforme à quelque règle sectorielle de santé que ce soit : il réduit simplement ce qui circule hors du dossier clinique.

| Information | Dans Pilotiko ? | Pourquoi |
|---|---|---|
| Nom, téléphone, courriel du patient | Oui | Nécessaire pour réserver et joindre la personne |
| Type de rendez-vous (examen, nettoyage, urgence) | Oui | Sert à réserver la bonne durée et le bon fauteuil |
| Régime de paiement déclaré (assurance, RCSD, privé) | Facultatif | Aide la réception à préparer la visite |
| Notes cliniques, radiographies, plan de traitement | Non | Pilotiko n'est pas un dossier clinique |
| Antécédents médicaux et médication | Non | Restent dans votre logiciel de gestion clinique |

## Combien coûte une heure d'hygiène perdue ?

**Exemple : une clinique de 3 dentistes et 4 hygiénistes**

Hypothèses posées pour l'exemple : 4 hygiénistes qui voient 7 patients par jour, 4 jours par semaine, 46 semaines par année ; 4 % de rendez-vous d'hygiène manqués sans préavis ; valeur moyenne d'un rendez-vous d'hygiène fixée à 150 $ pour le calcul.

- Rendez-vous d'hygiène par année (4 × 7 × 4 × 46) : 5 152
- Absences sans préavis à 4 % : 206
- Valeur des plages perdues (206 × 150 $) : 30 900 $
- Si 1 plage sur 4 est reprise par un autre patient : 52 plages reprises
- **= Dans cet exemple, environ 30 900 $ de plages d'hygiène restent vides chaque année ; chaque plage libérée assez tôt et reprise en récupère une partie.**

## Comment Pilotiko aide-t-il la réception d'une clinique ?

Le [bureau virtuel](https://app.pilotiko.com/produit/bureau-virtuel) montre la clinique comme une suite de pièces : réception, hygiène, opératoire, facturation. Une annulation s'affiche dans la pièce hygiène, et la plage libérée redevient aussitôt réservable en ligne.

Chaque service a sa durée et sa marge : un nettoyage de 60 minutes suivi de 15 minutes de stérilisation, un examen de 30 minutes. Le fauteuil peut être déclaré comme ressource, ce qui empêche deux patients d'y être placés à la même heure. Les patients réservent eux-mêmes sur les plages vraiment libres ; vous décidez quels services sont ouverts en ligne, et les urgences peuvent rester sur appel.

Pour un nouveau patient, Pilotiko propose l'hygiéniste ou le dentiste qui a la place et la charge la plus adaptée cette semaine. La coordonnatrice garde le dernier mot.

- Un [agent IA](https://app.pilotiko.com/produit/agents-ia) prépare la liste des patients dus pour leur rappel d'hygiène et un message type ; rien ne part sans approbation.
- Les rapports internes montrent les rendez-vous tenus, annulés et manqués, par fauteuil et par professionnel.
- Le site de la clinique, hébergé par Pilotiko, affiche vos heures, vos services et vos régimes acceptés, avec données structurées.

## Qu'est-ce que Pilotiko ne fait pas encore pour une clinique ?

> Les confirmations et les rappels 24 h et 1 h avant la visite sont en mise en service : le code est prêt, mais aucun SMS ni courriel n'est encore envoyé aux patients. La réceptionniste IA qui répondrait au téléphone pendant l'heure du dîner est prévue pour plus tard, sans date promise.

## Comment réduire les plages perdues sans promettre de miracle ?

Commencez par mesurer. Le rapport des rendez-vous manqués, par jour de semaine et par type de soin, montre souvent que les absences se concentrent sur quelques plages précises, par exemple le lundi matin ou les fins de journée. C'est sur ces plages que la réception concentre ses appels de confirmation, en attendant que les rappels automatiques soient en service.

Ensuite, rendez le report facile : quand un patient appelle pour se décommander, la réception le déplace vers une plage libre en quelques clics, et l'ancienne plage redevient visible en ligne pour quelqu'un d'autre. Les cliniques de [physiothérapie](https://app.pilotiko.com/solutions/cliniques-physiotherapie) vivent le même casse-tête avec des séances de suivi rapprochées, et un centre d'[esthétique](https://app.pilotiko.com/solutions/esthetique) avec ses soins longs.

Pour les postes de la réception et les sauvegardes, voyez la page [soutien informatique](https://app.pilotiko.com/solutions/soutien-informatique) ; pour la fin d'exercice d'une clinique incorporée, celle des [cabinets comptables](https://app.pilotiko.com/solutions/cabinets-comptables).

## Questions fréquentes

### Pilotiko peut-il remplacer notre logiciel de gestion de clinique dentaire ?

Non. Pilotiko ne tient ni dossier patient, ni odontogramme, ni radiographies. Il s'occupe de l'horaire, des fauteuils, de l'affectation et des rapports, à côté de votre logiciel clinique.

### Est-ce que Pilotiko rend notre clinique conforme à la Loi 25 ?

Aucun outil ne rend une entreprise conforme à lui seul. Pilotiko limite les données recueillies à ce qui sert à planifier, et votre clinique garde ses propres politiques et son responsable de la protection des renseignements personnels.

### Les patients peuvent-ils réserver une urgence en ligne ?

Vous choisissez les types de rendez-vous ouverts en ligne. Vous pouvez laisser les urgences sur appel et n'ouvrir que les examens et nettoyages.

### Les rappels automatiques aux patients sont-ils déjà actifs ?

Non. Ils sont en mise en service : le code des rappels 24 h et 1 h existe, mais le fournisseur d'envoi n'est pas encore branché. Aucun message automatique ne part aujourd'hui.

### Comment gérer les patients du Régime canadien de soins dentaires ?

Vous pouvez noter le régime déclaré au moment de la réservation pour que la réception prépare la visite. La facturation au régime se fait selon les règles fédérales, en dehors de Pilotiko.

### Un agent IA peut-il modifier l'horaire seul ?

Il peut proposer un déplacement ou une affectation. Toute modification qui touche un patient attend l'accord d'une personne de la clinique.

## Sources

1. Ordre des dentistes du Québec, « Ordre des dentistes du Québec : mission et protection du public », https://www.odq.qc.ca/ (consulté le 2026-10-15)
2. Gouvernement du Canada, « Régime canadien de soins dentaires : fournisseurs de soins buccodentaires », https://www.canada.ca/fr/services/prestations/dentaire/regime-soins-dentaires/fournisseurs.html (consulté le 2026-10-15)
3. LégisQuébec, « Code des professions (RLRQ, c. C-26), article 60.4 », https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/C-26 (consulté le 2026-10-15)
4. Commission d'accès à l'information du Québec, « Principaux changements apportés par la Loi 25 », https://www.cai.gouv.qc.ca/protection-renseignements-personnels/sujets-et-domaines-dinteret/principaux-changements-loi-25 (consulté le 2026-10-15)