Politique de confidentialité

Version en vigueur le 13 octobre 2026.

1. Qui nous sommes

Pilotiko est un service exploité par [À COMPLÉTER: dénomination légale exacte inscrite au Registraire des entreprises du Québec] ([À COMPLÉTER: forme juridique (ex. société par actions, entreprise individuelle)]), NEQ [À COMPLÉTER: numéro d'entreprise du Québec (NEQ, 10 chiffres)], dont l'adresse d'affaires est [À COMPLÉTER: numéro, rue et bureau de l'adresse d'affaires], [À COMPLÉTER: ville] (Québec) [À COMPLÉTER: code postal], Canada (« Pilotiko », « nous »).

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est [À COMPLÉTER: prénom et nom du ou de la responsable de la protection des renseignements personnels], [À COMPLÉTER: titre (ex. président, fondateur)], joignable à [À COMPLÉTER: courriel dédié, ex. [email protected]]. Elle veille au respect de cette politique et traite les demandes et les plaintes.

Cette politique s'applique au site pilotiko.com, à l'application Pilotiko et aux services qui y sont liés (assistant, agents IA, assistant téléphonique, envois de courriels). Elle est rédigée pour respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (modifiée par la Loi 25), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et, pour les personnes qui y sont visées, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne.

Nos politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels (Loi 25, art. 3.2) : [À COMPLÉTER: phrase publiée sur les politiques et pratiques de gouvernance (Loi 25, art. 3.2), ex. « approuvées par la direction le 2026-11-01 »].

2. Nos deux rôles

• Responsable : pour les renseignements des personnes qui utilisent Pilotiko (propriétaires, gestionnaires, employés de nos entreprises clientes) et des personnes qui visitent notre site ou nous écrivent. Cette politique décrit ce que nous en faisons.
• Sous-traitant : pour les renseignements que nos entreprises clientes mettent dans Pilotiko au sujet de leurs clients, fournisseurs et contacts (fiches clients, rendez-vous, appels, courriels). L'entreprise cliente en est responsable ; nous les traitons seulement pour lui fournir le service, selon notre accord de traitement des données. Si vous êtes client d'une entreprise qui utilise Pilotiko, adressez d'abord vos demandes à cette entreprise ; nous l'aiderons à y répondre, et nous transmettons à l'entreprise concernée toute demande reçue à son sujet.

3. Renseignements recueillis et pourquoi

Le tableau ci-dessous résume chaque catégorie. La liste détaillée des renseignements est dans la section suivante, et chaque catégorie correspond à une partie précise du code de l'application, tenue à jour dans notre inventaire interne des données.

Compte et connexion

Nom, adresse courriel, mot de passe (jamais en clair : empreinte scrypt), date de vérification du courriel, secret de double authentification (chiffré) et empreintes des codes de secours, sessions (empreinte du jeton, dates).

Profil de l'entreprise cliente

Nom de l'entreprise, adresse web, métier, fuseau horaire, réglages, forfait et état de l'essai ; renseignements publics trouvés lors de l'accueil (fiche Google de l'entreprise, pages publiques, registre des entreprises du Québec, sans dirigeants ni actionnaires).

Coordonnées des clients de nos clients

Fiches clients saisies ou importées par l'entreprise cliente : nom, courriel, téléphone, adresse, notes.

Contenu professionnel

Rendez-vous et prestations, commandes, comptabilité (factures, dépenses, opérations bancaires importées, justificatifs), tâches, équipe (présence, postes), documents téléversés, médias, contenus et sites web générés, conversations avec l'assistant.

Courriels et messages

Courriels envoyés par la plateforme ou au nom de l'entreprise cliente (destinataire, objet, contenu transmis au fournisseur d'envoi) ; journaux d'envoi sans contenu (adresse remplacée par une empreinte) ; listes de non-envoi (adresses désabonnées, rebonds, plaintes) ; messages reçus à notre adresse info@ et brouillons de réponse.

Appels, textos et messagerie vocale

Avec l'assistant téléphonique (si l'entreprise cliente l'active) : numéro de l'appelant, échanges transcrits de l'appel, résumé, suivis ; textos reçus ; messages vocaux (enregistrés et gardés chez Twilio, Pilotiko ne garde que le lien et la transcription).

Transcriptions de réunions

Transcriptions de réunions Zoom ou Microsoft Teams, seulement si l'entreprise cliente a activé l'analyse ET l'enregistrement chez ce fournisseur, et confirmé que les participants sont informés. Pilotiko ne copie jamais l'audio ni la vidéo.

Rendez-vous

Rendez-vous et réservations : nom, coordonnées et objet saisis par l'entreprise cliente ou par la personne qui réserve ; événements d'agenda lus ou créés dans un agenda connecté (titre, heures, participants).

Journaux de sécurité et d'activité

Journal d'audit (qui a fait quoi, quand) ; compteurs anti-abus dont les clés (adresse IP, courriel) sont remplacées par une empreinte ; journal technique des requêtes (méthode, chemin, statut, durée), sans adresse IP ni navigateur.

Facturation

Forfait, état de l'abonnement, identifiant client Stripe, événements de paiement reçus de Stripe (peuvent contenir nom et courriel). Aucun numéro de carte n'est reçu ni conservé par Pilotiko : le paiement se fait sur la page de Stripe.

Connexions externes et jetons

Jetons d'accès et d'actualisation des outils que l'entreprise cliente connecte (Google, Microsoft, Zoom, Zoho, LinkedIn, Meta, Stripe, Square, Clover), clés d'API (Twilio, Acuity, DNS), nom du compte connecté et portées accordées.

Données envoyées à l'IA

Le texte nécessaire à la tâche demandée : votre question et l'historique de la conversation, les extraits de vos données utiles à la réponse, le texte d'un appel, d'un courriel ou d'une réunion à résumer, le texte d'un justificatif (seulement si l'extraction par IA est autorisée). Pilotiko garde seulement le décompte d'usage (modèle, nombre de jetons, coût), pas le contenu des requêtes.

Formulaires du site et demandes

Formulaires de contact et de démonstration : nom, courriel, message ; demandes relatives à vos droits : nom, courriel, type de demande, précisions. Aucune adresse IP n'est enregistrée.

Nous ne recueillons pas de numéro d'assurance sociale, de données biométriques, de données de santé ni de géolocalisation précise. Nous ne demandons pas votre date de naissance.

4. Comment nous les obtenons

• Directement de vous : quand vous créez un compte, remplissez un formulaire, utilisez l'application ou nous écrivez.
• De votre entreprise : un propriétaire ou un gestionnaire peut vous inviter, saisir ou importer des données (par exemple une liste de clients).
• Des outils que vous connectez : avec votre autorisation explicite, à l'écran du fournisseur (Google, Microsoft, Zoom, etc.).
• De sources publiques, à l'accueil seulement, sur l'entreprise et non sur des personnes : la fiche publique de l'entreprise (Google), ses pages publiques et le registre des entreprises du Québec (sans dirigeants ni actionnaires).
• Automatiquement, au strict nécessaire : un témoin de session pour vous garder connecté et un journal technique des requêtes (sans adresse IP). Voir Témoins et traceurs.

5. Consentement et fondement

Nous utilisons vos renseignements pour les fins indiquées au moment de leur collecte, ou pour des fins compatibles. Lorsque la loi l'exige, nous demandons votre consentement de manière manifeste, libre et éclairée, pour des fins précises ; vous pouvez le retirer en tout temps (voir Vos droits). Le retrait du consentement peut empêcher l'usage d'une fonction (par exemple, déconnecter Google Agenda arrête la synchronisation).

Pour les personnes visées par le RGPD, les fondements sont : l'exécution du contrat (fournir le service), le consentement (connexions à des outils, messages commerciaux), le respect d'une obligation légale (facturation, désabonnement, réponse aux demandes) et notre intérêt légitime à sécuriser le service et à prévenir les abus.

6. Avec qui nous les partageons

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons aucun renseignement personnel. Nous les communiquons seulement :

• à nos sous-traitants, liés par contrat et seulement pour fournir le service. Ils sont nommés sur la page Sous-traitants ;
• aux outils que votre entreprise connecte elle-même (par exemple votre propre compte Google ou Twilio), selon vos conditions avec ce fournisseur ;
• aux autres membres de votre entreprise, selon les permissions fixées par le propriétaire (par exemple, la visibilité de votre présence au bureau) ;
• lorsque la loi l'exige (ordonnance d'un tribunal, par exemple), après vérification de la demande ;
• en cas de transaction commerciale (vente ou fusion), seulement aux conditions prévues par la loi, et avec avis aux personnes concernées.

Résumé des sous-traitants utilisés par la plateforme :

7. Hébergement et transferts hors du Québec

Les serveurs, la base de données et les sauvegardes de Pilotiko sont hébergés par : [À COMPLÉTER: qui héberge les serveurs de production (ex. vos propres machines, ou le nom de l'hébergeur)], [À COMPLÉTER: ville ou région et pays des serveurs de production et des sauvegardes (ex. Montréal, Québec, Canada)]. Fichiers téléversés : [À COMPLÉTER: où sont gardés les fichiers téléversés (disque local du serveur, ou nom du service S3 et sa région)].

Certains sous-traitants traitent des renseignements hors du Québec, notamment aux États-Unis : le fournisseur de modèles d'IA (Anthropic PBC), Twilio (téléphonie) et Stripe (paiement), selon les fonctions utilisées. Les courriels sont envoyés par Amazon SES, région ca-central-1 (Canada, Montréal). La Loi 25 (art. 17) exige, avant de communiquer des renseignements hors du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et une entente assurant une protection adéquate. État de cette évaluation : [À COMPLÉTER: phrase publiée sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée des communications hors Québec, ex. « réalisée le 2026-11-01 pour Anthropic, Twilio, Stripe et AWS »]. Les renseignements qui se trouvent dans un autre pays peuvent être accessibles aux autorités de ce pays selon ses lois.

Vous pouvez limiter ces transferts : l'entreprise cliente peut choisir la confidentialité stricte dans les réglages d'IA (aucune requête n'est alors envoyée à un fournisseur d'IA externe) et ne pas activer la téléphonie.

8. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, puis nous les détruisons ou les anonymisons. Les durées par catégorie sont dans le tableau de la section 3. En résumé :

• Transcriptions d'appels : effacées automatiquement après 90 jours par défaut. Transcriptions de réunions : après 30 jours par défaut.
• Compteurs anti-abus : 1 jour. Sauvegardes : les 7 dernières sauvegardes quotidiennes ; une donnée effacée disparaît donc des sauvegardes au plus tard 7 jours après.
• À la fin de l'essai ou de l'abonnement, l'espace de l'entreprise passe en lecture seule : rien n'est supprimé automatiquement. Les données sont effacées à la demande du propriétaire, dans un délai de 30 jours, et au plus tard [À COMPLÉTER: combien de temps garder les données d'une entreprise après la fin de l'abonnement avant de les effacer (ex. 12 mois)] après la fin de l'abonnement.
• Pièces de facturation : [À COMPLÉTER: durée de conservation des pièces de facturation (souvent 6 ans après l'exercice, à confirmer avec votre comptable)].

Aujourd'hui, l'effacement d'un compte ou d'une entreprise est réalisé par notre équipe, à la demande, à l'aide d'une procédure qui supprime les données de l'entreprise, ses fichiers et ses jetons de connexion, et conserve seulement une trace anonyme de la suppression. Les autorisations accordées chez des fournisseurs externes (par exemple Google) doivent aussi être retirées de votre côté ; nous vous indiquons comment.

9. Sécurité

Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables, proportionnées à la sensibilité des renseignements : chiffrement des connexions (HTTPS), mots de passe jamais conservés en clair, double authentification obligatoire pour les propriétaires et gestionnaires, chiffrement des jetons et des secrets, isolation de chaque entreprise au niveau de la base de données, journal d'audit. La description complète, y compris ce qui reste à faire, est sur la page Sécurité. Aucune mesure n'offre une sécurité absolue.

10. Intelligence artificielle et décisions automatisées

Pilotiko utilise des modèles de langage (Claude, de Anthropic PBC) pour l'assistant, les agents IA d'équipe, la secrétaire IA (classement des demandes reçues), l'assistant téléphonique et les résumés de réunions. Ce que nous envoyons au modèle et ce que nous gardons est décrit dans la catégorie Données envoyées à l'IA.

• Une personne décide. Un agent IA peut lire et préparer. Toute action à risque (envoyer un message à un client, réserver, annuler, payer) devient une proposition qui attend l'approbation d'une personne autorisée ; la base de données refuse d'exécuter une telle action sans l'identité de la personne qui l'a approuvée.
• Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé n'est prise à votre sujet par Pilotiko. Si cela changeait, nous vous en informerions au moment de la décision, comme le prévoit la Loi 25 (art. 12.1), avec la possibilité de présenter vos observations à une personne.
• Transparence : à l'assistant téléphonique, l'appelant est informé dès l'accueil qu'il parle à un assistant virtuel. Chaque tâche confiée à un agent IA garde son journal : qui l'a confiée, ce que l'agent a fait, qui a approuvé.
• Aucun entraînement : Pilotiko n'utilise pas vos données pour entraîner des modèles d'IA. Côté fournisseur : [À COMPLÉTER: confirmer par écrit qu'Anthropic n'entraîne pas ses modèles sur vos données d'API (conditions commerciales)].
• Les secrets (jetons, mots de passe) sont retirés des requêtes avant tout envoi au modèle.

11. Données des utilisateurs Google

Cette section décrit précisément ce que Pilotiko fait des données reçues des API Google, lorsqu'une entreprise cliente connecte son compte Google. Pilotiko n'offre pas la connexion « Se connecter avec Google » : votre compte Pilotiko utilise un courriel et un mot de passe.

Déclaration d'utilisation limitée. L'usage que fait Pilotiko des informations reçues des API Google, et leur transfert à toute autre application, respectent la politique relative aux données utilisateur des services d'API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

Ce que nous ne faisons jamais avec les données Google

• Nous ne les vendons pas et ne les transférons à aucun courtier en données ni plateforme publicitaire.
• Nous ne les utilisons pas pour de la publicité, ciblée ou non, ni pour évaluer la solvabilité ou accorder du crédit.
• Nous ne les utilisons pas pour créer, entraîner ou améliorer des modèles d'IA ou d'apprentissage automatique généraux.
• Aucun membre de notre équipe ne les lit, sauf avec votre accord explicite pour un message précis (par exemple pour vous aider à régler un problème), si c'est nécessaire à la sécurité (enquête sur un abus), pour respecter la loi, ou sous forme agrégée et anonymisée pour l'exploitation interne.

Partage, conservation et suppression

Les données Google sont utilisées uniquement pour les fonctions visibles décrites ci-dessus. Le titre, l'heure et les participants d'un rendez-vous peuvent être transmis au modèle d'IA seulement lorsque vous demandez à l'assistant de travailler sur ce rendez-vous. Les jetons d'accès sont chiffrés (AES-256-GCM) dans notre base de données. Les rendez-vous créés par Pilotiko restent dans Pilotiko tant que votre entreprise les garde.

Révocation : vous pouvez déconnecter Google à tout moment dans Pilotiko (page Connexions de votre entreprise) : les jetons sont alors immédiatement effacés de notre base. Vous pouvez aussi retirer l'accès depuis votre compte Google, à l'adresse myaccount.google.com/permissions ; nous vous recommandons de faire les deux. Pour faire effacer les données déjà copiées, faites une demande.

12. Témoins

Pilotiko pose seulement des témoins essentiels (connexion, message après une action). Aucun témoin publicitaire, de profilage ni de mesure d'audience, aucun script tiers. La liste exacte est sur la page Témoins et traceurs.

13. Vos droits

Vous avez le droit :

• d'accès : savoir quels renseignements nous détenons sur vous et en obtenir une copie ;
• de rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque ;
• de retrait du consentement : à tout moment, sous réserve des obligations légales et contractuelles ;
• d'effacement : faire supprimer vos renseignements lorsqu'ils ne sont plus nécessaires ou que leur collecte n'était pas conforme ;
• à la portabilité : recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (Loi 25, art. 27) ;
• d'opposition et de limitation : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime (RGPD) ;
• à la désindexation : faire cesser la diffusion d'un renseignement ou désindexer un hyperlien qui y mène lorsque la diffusion contrevient à la loi ou cause un préjudice grave (Loi 25, art. 28.1) ;
• d'être informé d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (voir la section 10).

Comment les exercer : par le formulaire en ligne ou par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels ([À COMPLÉTER: courriel dédié, ex. [email protected]]). Nous vérifions votre identité de façon raisonnable (au minimum, la confirmation de votre adresse courriel), accusons réception et répondons au plus tard 30 jours après la réception de la demande. Le traitement est gratuit, sauf frais raisonnables pour la transcription ou la reproduction, dont nous vous informerions d'abord. Un refus est toujours motivé par écrit et indique vos recours.

Aujourd'hui, l'extraction d'une copie de vos données et la suppression d'un compte sont faites par notre équipe dans ce délai : il n'y a pas encore de bouton libre-service dans l'application.

14. Incidents de confidentialité

En cas d'accès, d'utilisation, de communication ou de perte non autorisés de renseignements personnels, nous prenons rapidement les mesures raisonnables pour diminuer les risques et éviter qu'un tel incident se reproduise. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées (et, au Canada, le Commissariat à la protection de la vie privée) ; lorsque nous agissons comme sous-traitant, nous avisons l'entreprise cliente sans délai pour qu'elle puisse le faire. La loi exige de tenir un registre de tous les incidents de confidentialité ; le nôtre : [À COMPLÉTER: phrase publiée sur le registre des incidents, ex. « tenu par la personne responsable depuis le 2026-11-01 »].

15. Mineurs

Pilotiko est un outil destiné aux entreprises et à leurs employés. Il n'est pas destiné aux personnes de moins de 14 ans, et nous ne recueillons pas sciemment leurs renseignements sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale. Si vous pensez que nous détenons de tels renseignements, écrivez-nous : nous les supprimerons. Les entreprises clientes qui servent des mineurs sont responsables d'obtenir les consentements requis pour les renseignements qu'elles saisissent.

16. Personnes hors du Canada

Si vous vous trouvez dans l'Union européenne, au Royaume-Uni ou en Suisse, vous disposez en plus du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données de votre pays. Les transferts vers le Canada s'appuient sur la décision d'adéquation de la Commission européenne pour les organisations soumises à la LPRPDE ; les transferts vers d'autres pays s'appuient sur les garanties contractuelles de nos sous-traitants.

17. Modifications de cette politique

Cette politique est datée en haut de la page, et chaque modification figure dans l'historique ci-dessous. Si nous changeons de manière importante la façon dont nous utilisons vos renseignements (une nouvelle fin, un nouveau sous-traitant pour une catégorie sensible, un nouvel usage des données Google), nous vous en informons à l'avance dans l'application ou par courriel et, lorsque la loi l'exige, nous demandons votre consentement avant le nouvel usage.

18. Nous joindre et recours

Responsable de la protection des renseignements personnels

[À COMPLÉTER: prénom et nom du ou de la responsable de la protection des renseignements personnels], [À COMPLÉTER: titre (ex. président, fondateur)] — [À COMPLÉTER: courriel dédié, ex. [email protected]]

Adresse postale

[À COMPLÉTER: dénomination légale exacte inscrite au Registraire des entreprises du Québec], [À COMPLÉTER: numéro, rue et bureau de l'adresse d'affaires], [À COMPLÉTER: ville] (Québec) [À COMPLÉTER: code postal], Canada

Téléphone

[À COMPLÉTER: numéro de téléphone public, format +1 514 555-0123]

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

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