Accord de traitement des données

Version en vigueur le 13 octobre 2026.

Le présent accord de traitement des données (l'« Accord ») est conclu entre l'entreprise cliente (le « Client », responsable des renseignements personnels) et [À COMPLÉTER: dénomination légale exacte inscrite au Registraire des entreprises du Québec], NEQ [À COMPLÉTER: numéro d'entreprise du Québec (NEQ, 10 chiffres)] (« Pilotiko », sous-traitant). Il complète les conditions d'utilisation et prévaut sur elles pour ce qui concerne les renseignements personnels traités pour le compte du Client.

1. Objet, nature et durée du traitement

• Objet : fournir au Client le service Pilotiko (bureau virtuel, planning, clients, comptabilité, assistant et agents IA, téléphonie, courriels, connexions).
• Personnes concernées : clients, prospects, fournisseurs, employés et contacts du Client ; personnes qui appellent ou écrivent au Client ; participants à ses réunions.
• Renseignements : coordonnées, rendez-vous, commandes et factures, contenus de messages, transcriptions d'appels et de réunions, notes, et tout autre renseignement que le Client choisit de mettre dans le service.
• Durée : la durée de l'abonnement, puis jusqu'à la suppression prévue à l'article 9.

2. Rôles et instructions

Le Client détermine les fins et les moyens essentiels du traitement ; il garantit avoir recueilli les consentements et donné les avis requis par la loi (notamment pour l'enregistrement et l'analyse des appels et des réunions, et pour les messages commerciaux). Pilotiko traite les renseignements uniquement selon les instructions documentées du Client — que constituent les conditions d'utilisation, le présent Accord et l'usage que le Client fait des fonctions et réglages du service — et pour aucune autre fin. Pilotiko informe le Client si une instruction lui paraît contraire à la loi.

3. Confidentialité

Pilotiko veille à ce que les personnes autorisées à traiter les renseignements soient tenues à la confidentialité et n'y accèdent que lorsque c'est nécessaire (soutien demandé par le Client, sécurité, obligation légale).

4. Sécurité

Pilotiko met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites sur la page Sécurité, notamment l'isolation des entreprises au niveau de la base de données, le contrôle d'accès par rôle, la double authentification obligatoire pour les propriétaires et gestionnaires, le chiffrement en transit et le chiffrement des jetons et secrets, la journalisation d'audit et les sauvegardes vérifiées. Pilotiko peut faire évoluer ces mesures sans en diminuer le niveau global.

5. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise Pilotiko à faire appel aux sous-traitants ultérieurs listés sur la page Sous-traitants. Pilotiko impose à chacun, par contrat, des obligations de protection au moins équivalentes à celles du présent Accord et demeure responsable de leurs actes. Pilotiko annonce tout nouveau sous-traitant ultérieur sur cette page au moins 30 jours avant de l'utiliser ; le Client peut s'y opposer pour un motif raisonnable et, à défaut de solution, résilier sans pénalité le service concerné.

6. Transferts hors du Québec

Certains sous-traitants ultérieurs sont situés hors du Québec (voir la page Sous-traitants). Pilotiko encadre ces communications par contrat et fournit au Client, sur demande, les renseignements utiles à sa propre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (Loi 25, art. 17). Le Client peut désactiver les fonctions qui impliquent ces transferts (par exemple, la confidentialité stricte de l'IA).

7. Assistance au Client

• Demandes des personnes : Pilotiko transmet au Client, sans délai, toute demande d'accès, de rectification, de suppression ou de portabilité reçue au sujet des renseignements du Client, et l'aide à y répondre dans le délai légal de 30 jours, notamment en extrayant ou en supprimant les renseignements visés.
• Évaluations et autorités : Pilotiko fournit l'information raisonnablement nécessaire aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée du Client et à ses échanges avec une autorité de contrôle.

8. Incidents de confidentialité

Pilotiko avise le Client sans délai indu après avoir pris connaissance d'un incident de confidentialité touchant ses renseignements, lui communique ce qu'il sait (nature, renseignements et personnes touchés, mesures prises) et collabore aux avis que le Client doit donner à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées. Pilotiko prend les mesures raisonnables pour diminuer le risque de préjudice et éviter que l'incident se reproduise.

9. Retour et suppression

À la fin du service, ou à la demande du Client, Pilotiko remet au Client une copie de ses données dans un format structuré et couramment utilisé (JSON pour les données, fichiers d'origine pour les documents) et les supprime ensuite, avec leurs fichiers et les jetons de connexion, dans un délai de 30 jours, sous réserve des obligations légales de conservation. Les sauvegardes sont écrasées selon leur cycle (au plus 7 jours). Aujourd'hui, cet export et cette suppression sont réalisés par l'équipe de Pilotiko sur demande écrite du propriétaire de l'entreprise.

10. Information et vérification

Pilotiko met à la disposition du Client l'information nécessaire pour démontrer le respect du présent Accord (description des mesures de sécurité, liste des sous-traitants, réponses écrites à un questionnaire raisonnable, une fois par année). Une vérification sur place, aux frais du Client, avec un préavis de 30 jours et dans le respect de la confidentialité des autres clients, peut être convenue si une autorité l'exige ou après un incident grave.

11. Dispositions générales

Le présent Accord est régi par le droit applicable aux conditions d'utilisation. En cas de contradiction avec les conditions d'utilisation au sujet des renseignements personnels, l'Accord prévaut. Pour les personnes visées par le RGPD, les parties conviennent que le présent Accord constitue le contrat exigé par l'article 28 du RGPD.

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