En mise en service
Confirmations et rappels automatiques : en mise en service
Le code des courriels de rendez-vous est écrit et testé. Tant que le fournisseur d'envoi n'est pas branché, chaque message est marqué « simulé » et rien ne part.
Les confirmations et rappels de Pilotiko sont en mise en service : rien n'est encore envoyé. Le code prépare la confirmation, le rappel 24 h et le rappel 1 h avant chaque rendez-vous pris en ligne, avec un fichier d'agenda joint. Faute de fournisseur d'envoi branché, chaque message est enregistré comme « simulé » et n'atteint personne.
En bref
- Statut : en mise en service. Aucun courriel ni texto de rendez-vous n'atteint encore vos clients.
- Prêts : confirmation, annulation, report, rappel 24 h et rappel 1 h, chacun envoyé une seule fois.
- Chaque message est gardé dans une file avec son statut : en attente, simulé, envoyé ou en échec.
- Pas encore là : le désabonnement des textos par STOP et les heures silencieuses.
Pourquoi envoyer un rappel avant un rendez-vous ?
Parce qu'un rappel réduit les rendez-vous oubliés. Une revue Cochrane conclut que les rappels par texto augmentent la présence aux rendez-vous de santé, sur la foi de 8 essais et 6 615 participants, avec une preuve de qualité faible à modérée [1].
Le constat vient du secteur de la santé, mais le mécanisme est le même pour une visite de soumission ou un entretien de thermopompe : la personne a pris le rendez-vous des jours plus tôt, puis sa semaine s'est remplie. Un message bref, au bon moment, avec un moyen simple de reporter, évite le déplacement pour rien.
Un bon rappel contient l'heure dans le fuseau de la personne, l'adresse ou le moyen de rencontre, et un lien pour annuler ou reporter. Joindre un fichier iCalendar permet de l'ajouter à Google Agenda, Apple Calendrier ou Outlook : c'est un format normalisé par l'IETF pour échanger événements et alarmes [2].
Qu'est-ce qui est prêt dans Pilotiko ?
Pour chaque rendez-vous pris en ligne, Pilotiko prépare six sortes de courriels : réservé, annulé, reporté, rappel 24 h, rappel 1 h, et accusé de réception d'une demande quand aucun créneau ne convenait. Le visiteur reçoit le sien dans sa langue, français ou anglais. Les deux personnes de l'équipe qui participent sont prévenues aussi. Chaque courriel destiné aux personnes invitées porte un fichier .ics, une invitation pour une réservation ou une annulation dans le cas contraire.
Une tâche de fond passe toutes les 5 minutes. Elle envoie le rappel 24 h, puis le rappel 1 h, chacun une seule fois. Si le rendez-vous a été pris après le moment prévu du rappel, celui-ci est sauté : la confirmation vient de partir. Un report remet les deux rappels à zéro, et chaque rappel contient un nouveau lien de gestion qui remplace l'ancien.
| Message | Destinataires | État |
|---|---|---|
| Confirmation de réservation, avec .ics | Visiteur et équipe | En mise en service |
| Annulation et report | Visiteur et équipe | En mise en service |
| Rappel 24 h avant | Visiteur et équipe | En mise en service |
| Rappel 1 h avant | Visiteur et équipe | En mise en service |
| Rappel par texto d'une rencontre (24 h avant) | Participants, si un fournisseur de textos est relié | En mise en service |
| Désabonnement des textos par STOP | Clients | Absent |
| Heures silencieuses | Clients | Absent |
Que se passe-t-il aujourd'hui quand un client réserve ?
Le branchement du fournisseur d'envoi de courriels est câblé dans le code. Il s'active lorsque ses identifiants sont configurés, mais il n'a encore jamais été exercé avec de vrais identifiants. Les textos passent par une autre file, prévue pour Twilio. Cette file ne marque un texto « livré » que si Twilio le déclare delivered ; undelivered signifie qu'un accusé indique l'échec [3].
- 1
Le rendez-vous est enregistré
Le créneau est bloqué, et la tâche de préparation est créée pour l'équipe.
- 2
Les courriels sont mis en file
Chacun reçoit une clé unique ; un même message ne peut pas être créé deux fois.
- 3
La file est traitée tout de suite
Sans fournisseur d'envoi branché, chaque message passe au statut « simulé » : il est noté au journal, sans le contenu du lien de gestion, et ne part pas.
- 4
Vous voyez le statut réel
La page des rendez-vous montre aux gestionnaires les 8 derniers courriels et leur statut. Un message simulé n'est jamais affiché comme envoyé.
Combien de messages un mois de rendez-vous représente-t-il ?
Quelles sont les limites actuelles ?
Un numéro de téléphone ou un courriel est un renseignement personnel : la loi québécoise réserve son accès, dans l'entreprise, aux personnes qui en ont besoin pour leurs fonctions (art. 20) [4]. Pilotiko masque le destinataire dans le journal des messages simulés.
- Rien ne part tant que le fournisseur d'envoi n'est pas branché et vérifié. C'est le sens exact de « en mise en service ».
- Pas de texto pour les rendez-vous en ligne : le numéro du visiteur est conservé et affiché à l'équipe, mais aucun texto de rappel n'est prévu dans ce module.
- Pas de reprise automatique d'un courriel de rendez-vous en échec : il reste « en échec » et visible.
- Pas de gestion du mot STOP ni d'heures silencieuses pour les textos : à construire avant tout envoi réel.
- Les prestations saisies à la main (client, service, employé) ne déclenchent aucune confirmation au client.
Comment s'en servir en attendant ?
La prise de rendez-vous en ligne est disponible : le client reçoit à l'écran sa confirmation et un fichier .ics à télécharger. Pour les textos, voyez la page Twilio. La réceptionniste IA et le courriel marketing sont « bientôt » ; ils ne font pas partie de cette mise en service.
Questions fréquentes
Pilotiko envoie-t-il déjà des rappels à mes clients ?
Non. Les rappels 24 h et 1 h sont programmés et testés, mais faute de fournisseur d'envoi branché, chaque message est marqué « simulé » et n'atteint personne.
Mon client reçoit-il quand même une confirmation ?
Il voit une page de confirmation à l'écran, avec un fichier .ics à ajouter à son agenda et un lien pour reporter ou annuler. Le courriel de confirmation, lui, ne part pas encore.
Un client peut-il recevoir deux fois le même rappel ?
Non. Chaque message a une clé unique, et chaque rappel n'est envoyé qu'une fois. Un report remet les rappels à zéro pour le nouvel horaire.
Les rappels partiront-ils par texto ?
Pour les rendez-vous en ligne, le module prévoit des courriels seulement. Les rencontres peuvent avoir un rappel par texto 24 h avant, si un fournisseur de textos est relié et vérifié.
Que veut dire « en mise en service » ?
Le code est écrit et testé, mais le fournisseur réel n'est pas encore branché. Rien n'est envoyé tant que ce n'est pas fait et vérifié.
Puis-je voir ce qui aurait été envoyé ?
Oui. Les gestionnaires voient les 8 derniers courriels de rendez-vous et leur statut. Le contenu, le sujet et le fichier .ics sont conservés dans la file.
Sources
- Cochrane, Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments (consulté le 15 octobre 2026).
- IETF / RFC Editor, RFC 5545 : Internet Calendaring and Scheduling Core Object Specification (iCalendar) (consulté le 15 octobre 2026).
- Twilio Docs, Message resource (statuts d'un message) (consulté le 15 octobre 2026).
- LégisQuébec, Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (consulté le 15 octobre 2026).
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