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Pilotiko pour les entreprises de gestion immobilière
Un chauffe-eau qui coule au 3e, douze avis de renouvellement à envoyer avant la fin mars et un carnet d'entretien à réviser : la même équipe doit tout voir.
Pilotiko aide une entreprise de gestion immobilière québécoise à trier les demandes des locataires entre urgences et travaux planifiables, à offrir des créneaux de visite réels, à affecter concierges et fournisseurs selon leur agenda et leur charge, et à suivre les échéances comme les avis de modification du bail, avec l'approbation d'une personne avant tout envoi.
En bref
- Les demandes des locataires arrivent dans une pièce de répartition et se classent : urgence, travaux à planifier, simple question.
- Pour un bail de 12 mois, l'avis de modification se donne de 3 à 6 mois avant la fin : l'échéance devient une tâche datée.
- Les visites de logements à louer se réservent en ligne sur des plages réellement libres.
- Le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance des copropriétés ont des cycles légaux que l'agenda peut rappeler.
Quelles échéances rythment l'année d'un gestionnaire immobilier au Québec ?
Le calendrier des baux domine : quand vos baux se terminent le 30 juin, la période des avis de renouvellement tombe en hiver et celle des visites au printemps.
Le Tribunal administratif du logement fixe les délais de l'avis de modification du bail. Pour un bail de 12 mois ou plus, l'avis se donne entre 3 et 6 mois avant la fin du bail ; pour un bail de moins de 12 mois, entre 1 et 2 mois avant la fin. Pour une chambre, c'est entre 10 et 20 jours [1]. Un bail qui se termine le 30 juin donne donc une fenêtre qui va de la fin décembre à la fin mars.
Le locataire a ensuite un mois, à compter de la réception de l'avis, pour faire savoir qu'il refuse ou qu'il quitte. S'il ne répond pas, il est réputé avoir accepté la reconduction aux conditions proposées [1]. Pour un portefeuille de quelques centaines de logements, ce sont des centaines de dates à suivre, qui ne tombent pas toutes le même jour.
| Période | Travail dominant | Ce que le bureau doit suivre |
|---|---|---|
| Fin décembre à fin mars | Avis de modification des baux de 12 mois | Date d'envoi de chaque avis, réponses reçues dans le mois [1] |
| Avril à juin | Visites des logements libérés, sélection, signature | Créneaux de visite par immeuble, logements prêts à montrer |
| Juillet | Départs et arrivées, états des lieux, menus travaux entre deux locataires | Concierges et fournisseurs réservés sur des journées très courtes |
| Septembre à novembre | Inspections avant l'hiver, chauffage, toitures, gouttières | Bons de travail ouverts par immeuble |
Que faire quand un locataire signale une réparation urgente ?
Le Tribunal administratif du logement rappelle que le locataire doit aviser le locateur dans les plus brefs délais d'une défectuosité. Si le locateur ne répond pas à temps ou reste injoignable, le locataire peut faire exécuter lui-même la réparation urgente et nécessaire, en se limitant à l'essentiel, puis se faire rembourser les dépenses raisonnables. Si le locateur refuse de payer, le locataire peut retenir ces montants sur le loyer, même sans l'autorisation du Tribunal [2].
Pour un gestionnaire, la leçon est opérationnelle : une demande qui dort dans une boîte vocale coûte plus cher qu'une demande vue tout de suite. D'où l'intérêt d'une file unique où chaque signalement porte l'immeuble, le logement, la nature du problème et la personne qui s'en occupe.
Quelles obligations s'ajoutent pour les copropriétés ?
Le règlement sur le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance est entré en vigueur le 14 août 2025. Le conseil d'administration doit mettre à jour le carnet au moins une fois par année et le faire réviser au moins tous les cinq ans, ou tous les dix ans dans certains cas, notamment pour un immeuble de huit parties privatives ou moins. Il doit aussi obtenir une étude du fonds de prévoyance tous les cinq ans [3].
Les syndicats disposent de trois ans et un jour pour obtenir leur premier carnet et leur première étude, et le conseil a 60 jours pour rendre les documents accessibles aux copropriétaires une fois produits [3]. Si vous gérez des copropriétés pour leurs syndicats, ces cycles s'ajoutent aux vôtres.
| Échéance | Source | Dans Pilotiko |
|---|---|---|
| Avis de modification : 3 à 6 mois avant la fin d'un bail de 12 mois | TAL [1] | Tâche datée par logement, assignée à une personne |
| Réponse du locataire : 1 mois après réception | TAL [1] | Tâche de suivi créée à l'envoi, à cocher à la réponse |
| Réparation urgente : aviser et agir vite | TAL [2] | Demande classée en urgence dans la répartition |
| Carnet d'entretien : mise à jour annuelle | Gouvernement du Québec [3] | Rendez-vous annuel dans l'agenda du syndicat |
| Étude du fonds de prévoyance : tous les 5 ans | Gouvernement du Québec [3] | Rappel planifié ; l'étude reste celle d'un professionnel |
Comment Pilotiko organise-t-il le bureau d'un gestionnaire ?
Le bureau virtuel se compose avec les pièces du catalogue : Accueil et secrétariat pour les appels et les visiteurs, Répartition des appels pour les demandes des locataires, Soumissions pour les travaux confiés à des entrepreneurs, Clients pour les propriétaires et les syndicats, Comptabilité et Direction. Une fuite signalée au 3e s'allume dans la répartition ; une soumission de toiture qui attend l'accord du propriétaire apparaît dans la pièce des soumissions.
Les visites de logements à louer se réservent en ligne : la personne intéressée ne voit que les plages libres de l'agent de location, avec une marge entre deux visites. Le concierge, le préposé à l'entretien ou le peintre est proposé selon ses compétences, ses heures libres et sa charge. Un service qui exige une compétence précise refuse un employé qui ne l'a pas, sauf si un gestionnaire décide de passer outre.
L'agent d'accueil et l'agent de suivi préparent les réponses et les relances à partir des données de l'entreprise. Ils ne répondent jamais seuls à un locataire ou à un propriétaire : chaque message attend l'accord d'une personne de votre équipe.
Combien d'avis et de visites un portefeuille de 240 logements représente-t-il ?
Quelles objections entendez-vous des propriétaires et des locataires ?
- « Personne ne m'a rappelé pour ma fuite. » Chaque demande a un responsable et un statut ; la liste des demandes ouvertes se voit d'un coup d'œil.
- « Je n'ai jamais reçu l'avis. » La date d'envoi et le mode de transmission sont notés sur la tâche du logement ; la preuve reste dans vos dossiers.
- « Pourquoi ce fournisseur et pas un autre ? » La soumission préparée détaille le travail et le prix ; le propriétaire décide.
- « Je veux visiter samedi. » Si l'agent de location a des plages le samedi, elles s'affichent ; sinon, aucune fausse promesse.
Qu'est-ce que Pilotiko ne fait pas encore ?
Par où commencer ?
Inscrivez vos immeubles et vos logements comme clients, vos services (visite, état des lieux, réparation courante) avec leur durée, puis vos employés et vos fournisseurs réguliers. Les notions utiles : le bon de travail, la répartition des appels et l'approbation humaine des actions d'agents. Les renseignements des locataires sont des renseignements personnels : lisez le guide de la Loi 25 pour les PME de services.
Vos fournisseurs et partenaires ont aussi leur page : courtiers immobiliers, entretien paysager commercial, entretien de stationnements et plomberie. Pour réduire les visites manquées, voyez le guide pour réduire les rendez-vous manqués. Les forfaits sont sur la page tarifs.
Questions fréquentes
Quand faut-il envoyer l'avis d'augmentation de loyer au Québec ?
Pour un bail de 12 mois ou plus, entre 3 et 6 mois avant la fin du bail, selon le Tribunal administratif du logement. Pour un bail de moins de 12 mois, c'est entre 1 et 2 mois avant la fin, et pour une chambre, entre 10 et 20 jours.
Que se passe-t-il si le locataire ne répond pas à l'avis ?
Il a un mois à compter de la réception pour refuser ou annoncer son départ. Sans réponse dans ce délai, il est réputé avoir accepté la reconduction du bail aux conditions proposées.
Un locataire peut-il faire une réparation urgente lui-même ?
Oui, si le locateur ne répond pas à temps ou ne peut être joint, selon le Tribunal administratif du logement. Il doit se limiter à l'essentiel et peut se faire rembourser les dépenses raisonnables, voire les retenir sur le loyer si le locateur refuse de payer.
À quelle fréquence une copropriété doit-elle mettre à jour son carnet d'entretien ?
Au moins une fois par année, avec une révision au moins tous les cinq ans, ou tous les dix ans dans certains cas comme un immeuble de huit parties privatives ou moins. L'étude du fonds de prévoyance, elle, est requise tous les cinq ans.
Pilotiko envoie-t-il les avis de modification du bail ?
Non. Pilotiko crée et suit les tâches datées de chaque avis, mais l'avis lui-même est préparé et transmis par votre équipe. L'envoi automatique de courriels n'est pas encore offert.
Les locataires peuvent-ils réserver une visite en ligne ?
Oui, si vous ouvrez le service de visite à la réservation. La personne ne voit que les plages réellement libres de l'agent de location, et la visite s'inscrit à son agenda.
Sources
- Tribunal administratif du logement, Modification d'une condition du bail (consulté le 15 octobre 2026).
- Tribunal administratif du logement, Réparations urgentes et nécessaires (consulté le 15 octobre 2026).
- Gouvernement du Québec, Mesures pour les copropriétés : carnet d'entretien et étude du fonds de prévoyance (consulté le 15 octobre 2026).
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