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Pilotiko pour les cabinets comptables du Québec
De février à la fin avril, chaque rendez-vous manqué et chaque feuillet en retard pèse sur la même petite équipe.
Pilotiko aide un cabinet comptable à organiser la saison des impôts : prise de rendez-vous en ligne sur les créneaux libres réels, répartition proposée des dossiers selon la charge de chaque CPA ou technicien, et agents IA qui préparent les listes de relance. Rien ne part vers un client sans votre accord.
En bref
- La date limite de production est le 30 avril pour la plupart des particuliers, et le 15 juin pour les travailleurs indépendants [1].
- Le secret professionnel du Code des professions s'ajoute à la Loi 25 pour les membres de l'Ordre des CPA [2][3].
- Pilotiko propose la répartition des dossiers T1 et prépare les relances ; une personne approuve chaque envoi.
- Les rappels automatiques par SMS et courriel sont en mise en service : rien n'est encore envoyé.
Pourquoi la période des impôts déborde-t-elle chaque année ?
Le calendrier est fixe et serré. Selon l'Agence du revenu du Canada, la date limite de production est le 30 avril pour la plupart des contribuables, et le 15 juin pour les travailleurs indépendants et leur conjoint ; le solde dû reste payable au plus tard le 30 avril [1]. Un cabinet qui sert à la fois des salariés et des travailleurs autonomes vit donc deux pointes, avec une queue de dossiers incomplets entre les deux.
Le goulot n'est presque jamais le calcul. C'est l'attente : le relevé 1 qui n'arrive pas, le reçu de garderie oublié, le client qui réserve une rencontre puis ne vient pas. Chaque trou dans l'agenda d'un CPA en avril est une heure qui ne reviendra pas avant mai.
Plusieurs de vos clients sont eux-mêmes des travailleurs autonomes : photographes, traiteurs, courtiers immobiliers. Leur dossier arrive tard, souvent en vrac, et tombe en plein dans la deuxième pointe de juin.
Quelles règles encadrent un cabinet comptable au Québec ?
L'Ordre des CPA du Québec encadre l'exercice de la profession de CPA au Québec et a pour mission la protection du public [4]. Ses membres sont soumis au Code des professions, dont l'article 60.4 oblige tout professionnel à respecter le secret de tout renseignement confidentiel appris dans l'exercice de sa profession [2].
S'ajoute la Loi 25, qui a modifié la loi sur le secteur privé. Depuis septembre 2023, le consentement doit être demandé pour chaque fin, en termes simples et clairs, et la Commission d'accès à l'information peut imposer des sanctions administratives pouvant atteindre 10 millions de dollars ou 2 % du chiffre d'affaires mondial [3]. Un cabinet qui reçoit des NAS, des relevés bancaires et des feuillets fiscaux est directement visé.
| Élément | Pourquoi c'est sensible | Ce que Pilotiko fait aujourd'hui |
|---|---|---|
| Numéro d'assurance sociale, feuillets T4 et relevés 1 | Renseignements personnels et secret professionnel | Ne les demande pas dans le formulaire de rendez-vous ; ils restent dans votre logiciel fiscal |
| Date de rencontre et type de déclaration | Donnée de planification | Créneaux libres réels, conflits évités, durée selon le type de dossier |
| Liste des pièces manquantes | Base des relances | Un agent prépare la liste par client ; vous approuvez avant tout envoi |
| Charge par CPA ou technicien | Risque d'épuisement en avril | Rapport de charge et affectation proposée |
Pilotiko n'est pas un logiciel de préparation de déclarations : il organise le travail autour de lui.
Combien coûtent les rencontres manquées en avril ?
Comment Pilotiko organise-t-il un cabinet en pleine saison ?
Sur le bureau virtuel, chaque service du cabinet est une pièce : réception, particuliers, entreprises, tenue de livres. Les dossiers en retard apparaissent dans la bonne pièce, au lieu de dormir dans une boîte de courriel partagée.
Le client choisit lui-même sa rencontre en ligne parmi les créneaux vraiment libres. Une déclaration de particulier simple et un dossier de travailleur autonome n'ont pas la même durée : vous la fixez par type de service, et l'agenda ne crée pas de chevauchement.
Quand une nouvelle demande arrive, Pilotiko propose qui devrait la prendre selon l'agenda et la charge de chacun. Le chef d'équipe confirme ou change en un clic.
- Un agent IA dresse, à partir des tâches ouvertes de chaque dossier, la liste des clients dont il manque un feuillet et rédige une relance ; elle attend votre approbation.
- Le rapport hebdomadaire montre les rencontres tenues, annulées et la charge par personne.
- Le site du cabinet, construit et hébergé par Pilotiko, peut afficher vos services de saison et vos heures prolongées, avec données structurées et sitemap.
Qu'est-ce qui n'est pas encore offert ?
Comment protéger les renseignements de vos clients avec un outil de plus ?
Gardez le principe de minimisation : le formulaire de rendez-vous ne demande que ce qu'il faut pour planifier (nom, coordonnées, type de déclaration). Les pièces fiscales continuent de passer par votre portail sécurisé habituel.
La Loi 25 désigne par défaut la personne ayant la plus haute autorité comme responsable de la protection des renseignements personnels, et son titre et ses coordonnées doivent être publiés sur le site de l'entreprise [3]. Si votre cabinet n'a pas encore cette page, c'est un ajout simple au site que Pilotiko héberge. Pour le volet technique (postes, sauvegardes, accès), voyez aussi notre page sur le soutien informatique.
Questions fréquentes
Pilotiko remplace-t-il mon logiciel d'impôt ?
Non. Pilotiko ne prépare pas de déclarations et ne transmet rien à l'ARC ni à Revenu Québec. Il organise les rendez-vous, la répartition des dossiers et les relances autour de votre logiciel fiscal.
Un agent IA peut-il écrire à mes clients sans que je le sache ?
Non. L'agent prépare la relance et la liste des destinataires, puis tout attend l'approbation d'une personne du cabinet. Tant que vous n'approuvez pas, rien ne part.
Les rappels de rendez-vous par SMS fonctionnent-ils déjà ?
Pas encore. Le code des confirmations et des rappels 24 h et 1 h est écrit, mais le fournisseur d'envoi n'est pas encore branché. Aujourd'hui, aucun SMS ni courriel automatique n'est envoyé.
Comment gérer la deuxième pointe du 15 juin ?
Créez un type de rencontre propre aux travailleurs autonomes, avec une durée plus longue, et ouvrez-le dans l'agenda de mai et juin. Le rapport de charge montre qui a encore de la place avant la date limite.
Mes clients doivent-ils créer un compte pour réserver ?
Non. Ils choisissent un créneau libre en ligne et laissent leurs coordonnées. Vous décidez des types de rencontres offerts et de leur durée.
Pilotiko convient-il à un cabinet d'une seule personne ?
Oui, si vous gérez vous-même vos rencontres et vos relances. La répartition proposée prend son sens à partir de deux personnes qui rencontrent des clients.
Sources
- Agence du revenu du Canada, Dates importantes pour les particuliers (consulté le 15 octobre 2026).
- LégisQuébec, Code des professions (RLRQ, c. C-26), article 60.4 (consulté le 15 octobre 2026).
- Commission d'accès à l'information du Québec, Principaux changements apportés par la Loi 25 (consulté le 15 octobre 2026).
- Ordre des CPA du Québec, L'Ordre (consulté le 15 octobre 2026).
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