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Pilotiko pour les cliniques de physiothérapie
Un plan de traitement de huit séances ne vaut que si les huit séances ont lieu, au bon rythme, avec la bonne personne.
Pilotiko aide une clinique de physiothérapie à tenir ses séries de séances : réservation en ligne sur les créneaux libres réels, affectation proposée selon les compétences et la charge de chaque physiothérapeute ou technologue, et rapports sur les séances manquées. Ce n'est pas un dossier clinique : les évaluations restent dans votre logiciel.
En bref
- On peut consulter un physiothérapeute en clinique privée sans référence médicale ; le technologue en physiothérapie a besoin de préalables [2].
- La CNESST, la SAAQ et les assureurs privés peuvent rembourser une partie des soins, selon leurs conditions [2].
- Pilotiko propose qui prend le patient en tenant compte des compétences déclarées et de la charge.
- Les rappels avant séance sont en mise en service : rien n'est encore envoyé.
Pourquoi l'horaire d'une clinique de physio se dérègle-t-il vite ?
La physiothérapie se vend rarement à l'unité. Après l'évaluation, le patient revient une ou deux fois par semaine pendant plusieurs semaines. Une séance manquée ne fait pas qu'un trou dans l'agenda : elle ralentit le plan de traitement et, souvent, annonce un abandon.
Le Québec compte plus de 10 000 physiothérapeutes et technologues en physiothérapie, selon l'Ordre professionnel de la physiothérapie du Québec [1]. Dans une clinique, ces deux professions ne prennent pas les mêmes patients au même moment : l'OPPQ précise qu'on peut voir un physiothérapeute directement, sans billet du médecin, alors que le technologue en physiothérapie (T. phys.) a besoin d'une référence d'un médecin ou d'un physiothérapeute qui documente les problèmes [2].
Qui paie la séance, et pourquoi la réception doit-elle le savoir ?
L'OPPQ rappelle que la plupart des assureurs privés couvrent la physiothérapie en pratique privée, mais que certains exigent une prescription médicale ou que les traitements soient donnés par un physiothérapeute [2]. Des régimes publics comme la CNESST et la SAAQ peuvent aussi rembourser une partie des soins, sous certaines conditions [2].
Pour la réception, cela change tout : un patient dont l'assureur exige un physiothérapeute ne doit pas être placé chez un T. phys., et un dossier CNESST demande souvent des suivis particuliers. Pilotiko ne gère pas les réclamations, mais il peut noter le payeur déclaré au moment de la réservation.
| Situation du patient | Professionnel possible | Point d'attention pour l'horaire |
|---|---|---|
| Première visite, sans référence | Physiothérapeute | Le T. phys. a besoin de préalables documentés [2] |
| Suivi avec préalables documentés | Physiothérapeute ou T. phys. | Répartir selon la charge de la semaine |
| Assureur qui exige un physiothérapeute | Physiothérapeute | Vérifier le contrat avant la première séance [2] |
| Dossier CNESST ou SAAQ | Selon le plan de traitement | Noter le payeur déclaré à la réservation |
Tableau de travail tiré des explications de l'OPPQ ; il ne remplace pas les règles de l'Ordre ni les contrats d'assurance.
Combien coûtent les séances manquées à une clinique de 3 praticiens ?
Comment Pilotiko soutient-il une clinique de physio au quotidien ?
Le bureau virtuel sépare la clinique en pièces : accueil, évaluations, suivis, réadaptation au travail. Chaque praticien y a son poste, avec sa journée et sa charge visibles d'un coup d'œil ; les urgences du jour, comme une séance à déplacer, s'affichent dans la pièce concernée.
L'évaluation initiale et la séance de suivi n'ont pas la même durée : chaque service a la sienne, avec une marge pour désinfecter la table. Le patient choisit en ligne un créneau vraiment libre ; la salle ou l'appareil peut être réservé comme ressource.
Pour l'affectation, Pilotiko compare les compétences déclarées et la charge de chacun. Une incompatibilité de compétences est un refus, pas une suggestion : un patient sans préalables ne sera pas proposé à un T. phys. Le coordonnateur peut déroger, en le décidant explicitement.
- Sur demande, un agent IA prépare la liste des patients dont le plan semble interrompu, avec un message de relance à approuver.
- Les rapports montrent les séances tenues, annulées et manquées par praticien et par type de payeur déclaré.
- Le site de la clinique, hébergé par Pilotiko, présente vos services et indique clairement si une référence est nécessaire.
Qu'est-ce qui reste à venir ?
Que dire aux patients sur leurs renseignements ?
Les physiothérapeutes et T. phys. sont tenus au secret professionnel par l'article 60.4 du Code des professions [3]. La clinique, comme entreprise, applique en plus la Loi 25 : depuis septembre 2023, au moment de la collecte, il faut informer la personne de ses droits, dont celui de retirer son consentement [4].
Pilotiko ne doit recevoir que ce qui sert à planifier : nom, coordonnées, service, payeur déclaré. Le diagnostic, les tests et les notes d'évolution restent dans votre dossier clinique. Nous n'affirmons pas que Pilotiko rend une clinique conforme à une loi sectorielle de santé. Les cliniques dentaires suivent la même séparation entre horaire et dossier.
Les centres d'esthétique gèrent aussi des séries de soins sur plusieurs semaines, avec des cabines comme ressources. Pour les postes de la réception et les sauvegardes, voyez la page soutien informatique ; pour la saison des impôts de la clinique, celle des cabinets comptables.
Questions fréquentes
Pilotiko est-il un dossier patient électronique ?
Non. Pilotiko gère l'horaire, l'affectation et les rapports. Les évaluations, notes d'évolution et documents cliniques restent dans votre logiciel de dossier.
Le patient a-t-il besoin d'un billet du médecin pour réserver en ligne ?
Pour un physiothérapeute en clinique privée, l'OPPQ indique que non, même si certains assureurs en exigent un. Vous pouvez afficher cette précision sur la page de réservation.
Comment éviter qu'un T. phys. reçoive un patient sans préalables ?
Déclarez les compétences de chaque praticien et réservez l'évaluation initiale aux physiothérapeutes. L'affectation proposée refuse les incompatibilités, sauf dérogation explicite d'un gestionnaire.
Les rappels de séance sont-ils déjà envoyés ?
Non. Le code des rappels 24 h et 1 h est prêt, mais le fournisseur d'envoi n'est pas branché. Aucun SMS ni courriel automatique ne part aujourd'hui.
Pilotiko gère-t-il les réclamations CNESST ou SAAQ ?
Non. Il peut noter le payeur déclaré pour aider la réception, mais les formulaires et réclamations se font selon les règles de chaque organisme, hors de Pilotiko.
Peut-on voir quels plans de traitement s'interrompent ?
Oui, si les séances sont réservées dans Pilotiko : un agent repère, à partir des réservations, les patients sans prochaine séance et prépare une relance que vous approuvez.
Sources
- OPPQ, Ordre professionnel de la physiothérapie du Québec (consulté le 15 octobre 2026).
- OPPQ, La physiothérapie : comment ça fonctionne (consulté le 15 octobre 2026).
- LégisQuébec, Code des professions (RLRQ, c. C-26), article 60.4 (consulté le 15 octobre 2026).
- Commission d'accès à l'information du Québec, Principaux changements apportés par la Loi 25 (consulté le 15 octobre 2026).
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